Der Wanderplan

Der Wanderplan bietet eine Übersicht über die angebotenen Wanderungen eines Vereins. Auf einem Blick können Benutzer und Besucher der Webseite erkennen, an welchen Tagen Wanderungen angeboten werden und welcher Art diese Wanderung sind. Für zukünftige Wanderungen besteht überdies die Möglichkeit, sich als Teilnehmer anzumelden.

Oberhalb der Liste der Wanderungen kann der Benutzer in andere Kalenderjahre und einzelne Monate navigieren. Welche Jahre das sind und ob eine Monatsauswahl angeboten wird, kann der Administrator in den Einstellungen für den Verein festlegen. Ebenfalls optional kann eine Suchfunktion für die Suche nach gewünschten Wanderungen aktiviert werden.

Wanderwart und Wanderführer sehen zusätzliche Informationen über Status und Auslastung der Wanderungen und haben die Möglichkeit Wanderungen zu ändern. Zudem können sie vom Wanderplan aus in die Teilnehmer-Verwaltung navigieren.

Vorgehensweise der Wanderplanung und -durchführung

Hinweis: die hier beschriebene schematische Vorgehensweise entspricht den Erkenntnissen aus Abstimmungen mit vielen Wandervereinen. Sie deckt die Bedürfnisse der meisten kleinen und großen Vereine ab, auch wenn in vielen nicht alle Funktionen gleichzeitig zur Anwendung kommen.

Der Wanderplan wird typischerweise für das kommende Jahr entworfen, abgestimmt, geplant und schließlich veröffentlicht. Der Wanderwart und die Wanderführer erstellen die Planung der Wanderungen und sonstiger Veranstaltungen. Dafür legt der Wanderwart und (optional) die Wanderführer im VereinsManager ihre vorgeschlagenen Wanderungen im Status Entwurf an. Nachdem Termine und die Inhalte der Wanderungen abgestimmt sind, gibt der Wanderwart sie frei indem er sie auf den Status Plan setzt. Damit wird die Wanderung für Mitglieder und Gäste des Vereins im öffentlichen Wanderplan sichtbar und Vormerkungen können optional freigeschaltet werden.

Im Laufe des Jahres muss jede Wanderung im Detail fertig geplant werden. Das bedeutet, dass Wanderführer festgelegt werden und eine Wanderbeschreibung mit Details wie Treffpunkt(en), Zeiten, Distanzen oder Kosten erarbeitet wird. Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann der Wanderwart die Wanderung auf Status Offen für Anmeldungen setzen und Mitglieder und Gäste können als Teilnehmer in die Teilnehmerliste eingetragen werden bzw. (optional) sich selbst registrieren.

Am Tag der Wanderung wird die Teilnehmerliste vom Wanderführer hergenommen, um den Überblick über die Teilnehmer und deren Wünsche zu bekommen. Die Anwesenheit der Teilnehmer werden festgehalten, was für spätere Auswertungen wichtig ist. Nach der Wanderung vervollständigt der Wanderführer alle Informationen, erstellt ggf. die Abrechnung und beendet die Wanderung mit der dafür vorgesehenen Funktion Beenden durch Wanderführer. Ab hier übernimmt dann wieder der Wanderwart für die verbleibenden Schritte, wie z. B. die Abrechnung von Unkostenbeiträgen.

VereinsManager unterstützt den Wanderwart und die Wanderführer bei all diesen Schritten.

Die Liste der Wanderungen

Dem Wanderwart und den Wanderführern steht ein detaillierter Überblick über alle Wanderung zur Verfügung. Neben den öffentlich verfügbaren Informationen wie Datum, Titel oder Wanderführer sehen sie auf einen Blick weitergehende Informationen, wie die aktuelle Zahl der Teilnehmer, der Warteliste, die Auslastung oder den Status der Wanderung.

---

Teilnehmer / Warteliste

Über diese Funktion können der Wanderwart oder berechtigte Wanderführer zu der Teilnehmerliste und deren Pflege gelangen.
Hier wird die Zahl der aktuell angemeldeten Personen angezeigt, sowie ggf. die Zahl der Personen auf der Warteliste. Wenn der Wanderwart eine Maximalzahl von Teilnehmenden definiert hat, wird auch diese angezeigt.

Status der Wanderungen

Der Status jeder einzelnen Wanderung wird grundsätzlich vom Wanderwart gesetzt und bestimmt die Sichtbarkeit und das Verhalten der Wanderung im Wanderplan. Der Status ist nur für berechtigte Personen sichtbar.

• Entwurf: die Planung der Wanderung ist nicht abgeschlossen. Sie ist nur für den Wanderwart und die Wanderführer sichtbar. Neue Wanderungen werden vom Wanderwart typischerweise mit diesem Status angelegt. Mit der entsprechenden Touren-Einstellung dürfen auch Wanderführer neue Wanderungen im Status Entwurf anlegen und pflegen. Die Freigabe mit einem anderen Status kann aber nur vom Wanderwart vorgenommen werden.
• Plan: die Wanderung ist geplant und öffentlich sichtbar. Anmeldungen sind nicht möglich. Jedoch können Interessierte sich vormerken lassen und werden dann benachrichtigt, sobald die Wanderung den Status offen erhält.
• Offen: die Wanderung ist offen für Anmeldungen. Besucher sehen die Wanderung und können sich über einen Link anmelden. Wanderwart und eingetragene Wanderführer können die Teilnehmerliste pflegen.
• Ausgebucht: die Wanderung hat die Maximalzahl an Teilnehmern erreicht oder ist vom Wanderwart auf den Status ausgebucht gesetzt worden. Wandernde können sich auf die Warteliste setzen lassen. Der Wanderwart kann noch Teilnehmer hinzufügen.
• Beendet: die Wanderung hat stattgefunden. Alle Angaben in der Teilnehmerliste sind vollständig und richtig. Dies wird mit dem Setzen des Status durch den Wanderführer bestätigt.
• Abgeschlossen: die Wanderung ist Beendet und alle Nachbearbeitungen, wie z. B. die Endabrechnung, haben stattgefunden. Dieser Status wird durch den Wanderwart gesetzt.
• Abgesagt: die Wanderung wurde durch den Wanderwart abgesagt.

Auslastung und Sichtbarkeit der Wanderungen

Die Auslastung der Wanderung wird vom System mit jeder An- und Abmeldung abhängig von der ggf. gesetzten Maximalzahl für Teilnehmende vom System ermittelt, dem Wanderwart und ggf. den Wanderführern angezeigt. Je nach Auslastung werden weitere Anmeldungen angenommen oder Interessenten auf die Warteliste verwiesen.

• Keine Anmeldungen soweit.
• Anmeldungen liegen vor und weitere Anmeldungen sind möglich. Die Auslastung liegt unter dem unter Einstellungen → Touren festgelegten Schwellwert (Standard: 80%).
• Hohe Auslastung. Die Zahl der Anmeldungen hat den Schwellwert erreicht oder überschritten. Mitglieder können sich weiterhin anmelden. Gäste werden auf die Warteliste gesetzt. Der Standard-Schwellwert von 80% kann in den Touren-Einstellungen angepasst werden.
• Maximalzahl erreicht. Die vom Wanderwart in der Wanderung gesetzte Maximalzahl ist erreicht. Es werden keine verbindlichen Anmeldungen mehr angenommen, weitere Mitglieder und Gäste werden aber auf eine Warteliste gesetzt.
• Portal. die Wanderung ist freigegeben für die Veröffentlichung in einem übergeordneten Tourenportal z. B. des Hauptvereins. Änderungen an der Wanderung und deren Auslastung werden unmittelbar auch im Tourenportal sichtbar.

Wanderung anlegen, ändern oder löschen

Wanderwart und Wanderführer (mit entsprechender Touren-Einstellung) können über das Symbol neue Wanderungen oder Veranstaltungen anlegen.

Der Änderungs-Dialog für bestehende Wanderungen kann über das Symbol aufgerufen werden. Dieser Knopf wird dem Wanderwart und Vorständen angezeigt. Wanderführer dürfen Wanderungen pflegen, solange sie den Status Entwurf haben.

Über können Wanderungen gelöscht werden. Dabei wird auch die gesamte Teilnehmerliste gelöscht. Diese Funktion sollte nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Um eine Wanderung unsichtbar zu machen, kann sie auch auf den Status Entwurf gesetzt werden.

Pflege der Wanderung

Es gibt umfassende Möglichkeiten, die Wanderung zu beschreiben und einzustellen. Die Einstellungen bestimmen in der Folge, welche Informationen für Teilnehmer erfasst und verwaltet werden müssen/können. Im einfachsten Fall wird bei einer Wanderung lediglich die Strecke und die Teilnahme festgehalten. In umfangreicheren Fällen werden die Anreise mit Bus, Bahn oder PKW organisiert, sowie Kosten-Umlagen und Einkehr verwaltet.

Im folgenden werden die verschiedenen Informationsfelder und Einstellungen vorgestellt.

Teil 1: siehe 1. Bild

• Wanderart: Es stehen alle typischen Wanderarten zur Auswahl: Familienwanderung, Besondere Veranstaltung, Jungseniorenwanderung, Monatswanderung, Monatstreffen, Naturkundliche Weiterbildung, Radtour (verschiedene), Seniorenwanderung, Sportwanderung
  • Die Wanderung wird im Wanderplan mit einem entsprechenden Icon dargestellt.
  • Monatswanderungen unterscheiden zwischen Lang- und Kurzwanderung mit verschiedenen Kilometer-Angaben und einer Wahlmöglichkeit für Kurzwanderer
  • Bei Radwanderungen wird die Strecke unterschiedlich gewertet
  • Alle anderen Wanderarten beschreiben nur die Wanderung, haben aber keine Sonderfunktionen.
• Status: hier kann der Status der Wanderung vom Wanderwart gesetzt werden. Zu den unterschiedlichen Stati und deren Bedeutung siehe die Aufstellung oben.
• Portal: Mit diesem Schalter wird die Wanderung für die überregionale Sichtbarkeit auf anderen Webseiten oder Wander-Portalen freigegeben. Hier sollte „Ja“ gewählt werden, wenn man Gastteilnehmer z. B. aus anderen Wandervereinen wünscht.
• Datum: dies ist das Kalenderdatum des Beginns der Wanderung/Veranstaltung. Nach diesem Datum wird in dem Wanderplan sortiert.
• Uhrzeit: optional kann eine Uhrzeit angegeben werden, welche dann im Wanderplan neben dem Datum angezeigt wird.
• Datum als Text: über diesen Freitext kann das Datum bzw. die Dauer umgangssprachlich beschrieben werden. Z. B. „Pfingstwochenende“
• Anmeldefrist: dieses Kalenderdatum gibt an, bis wann reguläre Anmeldungen möglich sind. Spätere Anmeldungen werden als Nachmeldungen mit geringerer Priorität gewertet und können ggf. abgelehnt werden.
• Titel der Veranstaltung: ist die Bezeichnung der Wanderung / Veranstaltung, wie sie im Wanderplan oder in weiterer Kommunikation adressiert wird. Diese Angabe ist auf einfachen Text beschränkt.
• Beschreibung: hier wird die detaillierte Beschreibung der Tour erfasst. Der erweiterte Editor erlaubt eine anschauliche Formatierung. Die Möglichkeiten bei der Bearbeitung und Formatierung von Texten werden in einem separaten Artikel beschrieben.
• Hinweise vor der Wanderung: wie der Titel sagt, können hier relevante Hinweise angegeben werden, die nur vor der Wanderung, nicht aber danach im Wanderplan angezeigt werden. Auch hier kann der erweiterte Editor für formatierte Texte genutzt werden. In den Touren-Einstellungen kann festgelegt werden, ob diese Hinweise im Wanderplan angezeigt werden oder nur in der Touren-Info.
• Hinweis bei Anmeldung: das sind typischerweise auch Fragen an Interessierte, welche im Rahmen des Anmelde-Prozesses angezeigt werden.
• Interne Notiz: hier eingegeben Informationen bleiben dem Wanderwart vorbehalten.
• Links, welche auf außerhalb des VereinsManager gespeicherte Dokumente zeigen und optional angegeben werden können, werden im Wanderplan oder in weiterer Kommunikation wie eMails eingebunden:
  • Ausschreibung URL: zeigt optional auf ein außerhalb des VereinsManager gespeichertes PDF-Dokument mit der detaillierten Wanderbeschreibung. Stattdessen kann auch über die Druckansicht in der Touren-Info über den Webbrowser ein PDF mit den Details der Wanderung erzeugt werden.
  • Wanderbericht URL: sofern ein Wanderbericht verfasst wurde, kann hier ein Link darauf erfasst werden
  • Wanderroute URL: es kann ein Link auf die zugehörige GPX-Datei der Wanderung eingetragen werden

Teil 2: siehe zweites Bild

• Schwierigkeit und Streckendaten sind Angaben über Schwierigkeitsgrad und Distanzen/Zeiten wie Länge der Strecke, Höhenmeter oder Gehzeit, die als beschreibende Information zur Wanderung angezeigt und später in diversen Statistiken verrechnet werden.
  • Schwierigkeit automatisch ermitteln: wenn dieser Schalter auf der Voreinstellung Ja steht, wird der Schwierigkeitsgrad der Wanderung mit den angegebenen Streckendaten entsprechend vorgegebenen Schwellwerten (siehe Wanderarten und Schwierigkeitsgrade) ermittelt. Wenn der Schalter auf Nein gesetzt wird, gilt die im nächsten Feld eingetragene Schwierigkeit.
  • Schwierigkeit: hier kann der Schwierigkeitsgrad (siehe Wanderarten und Schwierigkeitsgrade) der Wanderung explizit gesetzt werden.
  • Strecke: ist die Länge der Hauptwanderung in Kilometern
  • Strecke KW: bezieht sich auf die Länge der Kurzwanderung (nur bei Monatswanderungen)
  • Höhenmeter: die ungefähre Zahl der zu bewältigenden Höhenmeter als Orientierung für Wandernde (ohne Funktion)
  • Aufstieg in m: dieser Wert wird, sofern angegeben, in der Beschreibung ausgewiesen, hat aber keine weitere Funktion
  • Abstieg in m: dieser Wert wird, sofern angegeben, in der Beschreibung ausgewiesen, hat aber keine weitere Funktion
  • Gehzeit: dieser Wert wird, sofern angegeben, in der Beschreibung ausgewiesen, hat aber keine weitere Funktion. Die Gehzeit bei Wanderungen bezeichnet die geschätzte Zeit, die man für die Wander-Strecke benötigt – ohne Pausen, aber unter Berücksichtigung von Höhenmetern und Schwierigkeit.
• Anmelde-Optionen:
  • Teilnehmerzahl (max.): diese Zahl begrenzt die Auslastung und bestimmt, ob Anmeldungen als Anmeldung oder Warteliste gesehen werden.
  • Online-Registrierung: Mitglieder, deren E-Mail-Adresse und Geburtsdatum im VereinsManager ist, können sich selbst vormerken lassen oder anmelden. Diese beiden Daten werden als ausreichend angesehen, um ein Mitglied zu identifizieren.
  • E-Mail-Registrierung: für die Anmeldung per E-Mail wird in der Liste der Wanderungen ein Umschlag-Symbol angeboten.
  • E-Mail (statt Wanderwart): hier kann optional eine E-Mail-Adresse angegeben werden, an die E-Mail-Registrierungen geschickt werden. Im Standard-Fall werden diese an den Wanderwart geschickt.
  • Vormerkung: interessierte Mitglieder können sich für Wanderungen vormerken lassen, wenn die Wanderung für Anmeldungen noch nicht freigegeben ist (Status Plan). Zum Zeitpunkt der Freigabe können sie über einen Knopf in der Teilnehmerliste per E-Mail benachrichtigt werden.
• Organisatorische Optionen: diese Einstellung bestimmen, welche Informationen für die einzelnen Teilnehmenden von Wanderungen erfasst und verwaltet werden. Nur wenn hier Optionen aktiviert sind, erscheine die entsprechenden Feldern der Teilnehmerliste und der Teilnehmer-Pflege.
  Siehe zur Bedeutung auch die genaue Beschreibung in der Anleitung für Wanderführer
  • Kostenabrechnung: die Abrechnung von Kosten wird hier aktiviert / deaktiviert
  • Beitrag Mitglied: Richtwert für den Unkostenbeitrag bei Mitgliedern
  • Beitrag Gast: Richtwert für den Unkostenbeitrag bei Gästen
  • Einkehr: Schalter für die Erfassung von Einkehrwünschen
  • Führung: Schalter für den Fall, dass eine Führung eingeplant wird
• Art der An- und Abreise
  • ÖPNV Gruppen-Ticket: Schalter für die Frage nach einem Gruppenticket, sowie die Erfassung von Zustiegsorten für Teilnehmende
  • Mitfahrer: Schalter für die Frage, ob Teilnehmende Plätze für Mitfahrgelegenheiten anbieten oder selbst eine Mitfahrgelegenheit wünschen
  • Zustiegsorte: hier wird bei aktivierter Busfahrt oder ÖPNV/Nahverkehr die Liste der geplanten Zustiegsorte erfasst, aus denen je Teilnehmer ausgewählt werden kann. Wenn hier nur ein Ort angegeben wird, wird dieser als Treffpunkt angezeigt.